Møder er en vigtig del af arbejdslivet. Som leder skal du hele tiden være opmærksom på, at dine medarbejdere er ”tjekket ind” og med om bord ved hjælp af informationer, instruktioner, mening og motivation og går i samme retning for at nå jeres mål. Møder kan forebygge, fastholde og forbedre, men de kan også, som du sikkert har oplevet, også blive et sted for følelsesmæssig kapring og frustration.
Følelsesmæssig kapring er en hindring for fremdrift og fornuftig kommunikation. Som leder er du sikkert kommet til at tænke: ”Det er da ikke rigtigt. Vi er bagud på tid, vi har en vigtig deadline. Hvordan kan voksne, fornuftige mennesker blive så opslugte af deres følelser og glemme, hvorfor vi har sat tid af til dette møde”. Worst care kan det tage både pusten og motivationen fra dig som leder og af samme årsag er det vigtigt at forstå, hvad der biologisk og psykologisk set sker og hvordan du bedst muligt takler det.
For der er heldigvis nogle ting, du kan gøre for at forebygge og takle det.
Men først skal du have lidt baggrundsviden.
Negative antagelser, misforståelser og mistolkninger aktiverer et genetisk, nedarvet adfærdsprogram, som stammer fra dengang vi levede som urmennesker. Når vi mennesker udsættes for store mængder pres, sættes vores fornuftbetingede og impulskontrollerede funktioner på stand by. Følelser som frygt og frustration har fra naturens side fortrinsret, fordi disse følelser har været med til at sikre vores overlevelse.
Følelsesmæssig kapring vinder over frontallappen og fornuften, som under normale omstændigheder kan få os til at se mere nuanceret på tilværelsen og få os til at tænke: ”Okay, vi ser altså ikke ens på situationen. Jeg kan mærke, det rammer mig, men jeg venter med at tage det op til efter mødet, så alle kan komme videre og komme i mål med det, vi har aftalt”.
Som leder kan du være vide nok så meget om mødeplanlægning og struktur, men mangler du forståelse for hjernes opbygning og menneskers naturlige reaktioner under pres, kan du komme til at tolke følelsesmæssig kapring som manglende interesse for virksomheden og opgaven.
5 ting du kan gøre for at takle følelsesmæssig kapring
- Sæt tid af til forberedelse. Sørg altid for, at du har forberedt dig til et møde, så du er klar på de emner, der skal diskuteres. Vær proaktiv på din kommunikation og vær beredt på de reaktionsmønstre, som kan komme fra dine medarbejdere og som kan være forskellige alt afhængig af persontyper og personlige værdier.
- Vær åben og ærlig. Hvis du fornemmer at en eller flere medarbejdere føler sig følelsesmæssigt involveret i et emne, så italesæt det. Skab ro ved at fremstå rolig og sig, at der er ok at være uenige og se forskellige på tingene. Jo mere ro du kan skabe, jo mindre frygt og jo hurtigere vender frontallappen og fornuften tilbage.
- Hold fokus på mødets formål. Det er nemt at blive grebet af følelser. Skriv mødets formål tydeligt, så alle kan se det og sørg for, at I hurtigst muligt kommer tilbage på sporet. Lav gerne en konkret aftale med det samme om, hvornår I tager snakken om de ting, som må vente, men som fylder. Det kan styrke følelsen af, at blive hørt og taget alvorligt og samtidig slukke frygten for, at det bliver glemt, hvilket gør det nemmere at vende tilbage til mødets oprindelige formål.
- Vær en god lytter. Lyt med henblik på at forstå i stedet for at lytte med henblik på at svare eller forsvare. Det giver en mere åben og tryg atmosfære, hvor alle gør sig umage for at gå efter bolden og forbliver nysgerrige på det, der sker i samspillet og på hinandens oplevelser og perspektiver.
- Få professionel hjælp, hvis det er nødvendigt. Hvis følelsesmæssig kapring i et møde kan være et vedvarende problem og det kan være nødvendigt at få professionel hjælp for at udvikle et fælles sprog til at kommunikere mere empatisk og blive bedre til at forstå følelser og forskelligheder på en effektiv måde.
